Events Assistant (Internship)

Job description

*English version below* Mission Principale : Accompagner le responsable des vnements dans la planification, la conception et lexcution de tous les vnements de l'IFS (une vingtaine dvnements pdagogiques et non pdagogiques) tels que les concerts, les confrences, les vnements internes employs, les vnements ouverts la communaut comme le Walkathon...

1.

Conception de lvnement : Proposer des ides originales pour les vnements Rserver des salles (interne et externe) Slectionner le traiteur et dfinir les menus Louer du matriel et du mobilier spcifique Trouver des prestataires pour le son, les lumires, la dcoration et les intervenants Rechercher des sponsors ou partenaires financiers pour les vnements tablir des contacts avec des intervenants potentiels pour des vnements futurs 2.

Prparation des vnements : Organiser des briefings pour les quipes de maintenance, traiteur, scurit et audiovisuel Installer la signaltique S'assurer de la cohrence et du bon fonctionnement des contenus mdia sur les supports de diffusion Mettre en place les dcors et autres matriels le jour J Grer les flux des prestataires en respectant les normes de scurit de l'cole (entry pass) 3.

Communication sur lvnement : Aider la conception des affiches Crer des invitations Suivre les inscriptions, effectuer des relances Accompagner les bnvoles ou lves impliqus dans lorganisation des vnements Aider la production de contenu pour les rseaux sociaux et le site web relatifs aux vnements (articles, photos, vidos) 4.

Gestion des quipements : Grer linventaire du matriel vnementiel et planifier son entretien S'assurer de la disponibilit du matriel ncessaire pour chaque vnement 5.

valuation et Reporting : valuer les vnements aprs leur ralisation et recueillir des feedbacks Rdiger des rapports post-vnement pour analyser les points forts et les axes d'amlioration Qualifications : Solides comptences en communication crite et orale Matrise de l'utilisation des plateformes des rseaux sociaux et des outils de marketing numrique Crativit, souci du dtail et capacit travailler de manire indpendante et en quipe Autres qualifications : Sens des relations humaines Capacit effectuer plusieurs tches la fois et grer des dlais serrs Exprience de la gestion de projets Indpendant(e) et responsable De langue maternelle franaise et parlant couramment l'anglais Conditions du stage : Dure : Stage de 5 mois partir de dcembre 2025 (ngociable) Temps de travail : temps plein, 42h/semaine Congs : 1,5 jour par mois Visa : Le stagiaire est responsable de sa demande de visa WHP auprs du ministre du travail Singapour : https://www.mom.gov.sg/passes-and-permits/work-holiday-programme Le visa est valable pour une dure maximale de 6 mois ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Main Mission : To assist the Events Manager in the planning, design and execution of all IFS events (at least 20 educational and non-educational events) such as concerts, conferences, in-house events, community events such as the Walkathon...

1.

Event design : - Propose original ideas for events - Book rooms (internal and external) - Select caterer and define menus - Rent specific equipment and furniture - Find service providers for sound, lighting, decoration and speakers.

- Find sponsors or financial partners for events - Establish contacts with potential speakers for future events.

2.

Event preparation : - Organise briefings for maintenance, catering, security and audiovisual teams.

- Install signage - Ensure consistency and smooth operation of media content on broadcast media - Set up sets and other equipment on D-day - Manage the flow of service providers in compliance with the school's safety standards (entry pass) 3.

Event communication: - Help design posters.

- Create invitations - Monitor registrations, send reminders - Support volunteers and students involved in event organization - Help produce event-related content for social networks and the website (articles, photos, videos) 4.

Equipment Management : - Manage the inventory of event equipment and plan its maintenance - Ensure availability of equipment for each event 5.

Evaluation and Reporting: - Evaluate events after completion and gather feedback - Write post-event reports to analyse strengths and areas for improvement Qualifications: Strong written and verbal communication skills Proficiency in using social media platforms and digital marketing tools Creativity, attention to detail, and the ability to work independently and as part of a team Other skills: Good people skills Able to multitask and manage tight deadlines Exposure to project management Independent and responsible Social media and design savvy French mother tongue and fluent in English Internship Conditions: 5-month internship starting from December, 2025 (negotiable) Full time 42h / week Annual Leave = 1.5 days / month Visa : The intern is responsible to apply for the visa WHP from the Ministry of Manpower in Singapore: https://www.mom.gov.sg/passes-and-permits/work-holiday-programme The visa will be valid for 6 months maximum.

Required Skill Profession

Educational Instruction And Library